9 décembre 2021
mise en œuvre réussie de votre nouveau système comptable

5 étapes pour une mise en œuvre réussie de votre nouveau système comptable

Trop souvent, la décision initiale pour laquelle la mise en œuvre de votre nouveau système comptable sera sélectionné est beaucoup trop axée sur le prix, et les résultats finaux du projet de mise en œuvre se perdent dans la négociation. L’enthousiasme initial d’économiser un petit pourcentage du coût total est rapidement submergé par la réalisation que le partenaire technologique que vous avez sélectionné est incapable de tenir son engagement. Il existe de nombreuses façons d’aborder la mise en œuvre de votre nouveau système comptable, et il n’est pas surprenant que certaines approches fonctionnent bien mieux que d’autres. Les choix peuvent inclure : imiter servilement la société de démonstration, suivre ce qui a fonctionné lors de la dernière implémentation que nous avons faite.

1° Analyser, planifier et comprendre

Commencez par le début. La première étape du processus de mise en œuvre doit commencer par un examen approfondi des exigences et des processus de votre entreprise, afin d’identifier ce qui fonctionne bien et quels aspects de votre entreprise peuvent avoir besoin d’être améliorés et affinés. Ces exigences commerciales seront ensuite mappées dans votre plan de projet, qui pilotera le reste de la mise en œuvre.

2° Concevoir, développer et construire

En utilisant le plan de projet produit à l’étape 1, votre équipe de mise en œuvre procédera ensuite à la construction de votre système pilote. Ceci est utilisé pour valider les processus métier et les fonctionnalités du système détaillés dans le plan de projet.

3° Former, tester et accepter

En s’appuyant sur les enseignements tirés du système pilote et en utilisant les données de test migrées de votre système précédent, l’étape 3 consiste à enseigner à votre personnel les meilleures pratiques et procédures pour fournir les fonctionnalités requises. Les résultats de cette période de test et de formation doivent être examinés et une approbation doit être obtenue, indiquant que les progrès réalisés à ce jour sont acceptables et conformes aux objectifs généraux de la mise en œuvre.

4° La mise en œuvre et la mise en service

À partir des connaissances acquises aux étapes 2 et 3, votre nouveau système comptable devrait maintenant être complet. Vos données héritées sont migrées une dernière fois vers le nouveau système et toute l’expérience et les ressources de l’équipe de projet sont sur place et prêtes à effectuer la transition finale vers le nouveau système.

5° Le support continu

Avec le lancement réussi de votre nouveau système, votre partenaire technologique doit maintenant continuer à fournir un support continu. Cela peut être fourni via un service d’assistance, avec l’application de toutes les nouvelles mises à jour. De nombreuses sociétés de conseil peuvent également proposer des webinaires gratuits et des sessions de groupe d’utilisateurs.

Au fur et à mesure que ces 5 étapes de mise en œuvre sont effectuées, en commençant par une perspective large et globale de vos environnements d’exploitation internes et externes, l’objectif du projet de mise en œuvre est ensuite continuellement restreint pour produire exactement le système qui est requis pour répondre et dépasser les objectifs commerciaux qui ont été définis.

Ces cinq étapes représentent des phases distinctes du projet de mise en œuvre et elles se succèdent. Cependant, les activités et fonctions continues qu’une mise en œuvre réussie doit inclure sont tout aussi importantes. Ceux-ci sont:

  • La gestion de projet : Tous les aspects de la mise en œuvre des systèmes comptables doivent être suivis par le chef de projet, dont les responsabilités comprennent l’attribution des tâches, la disponibilité des ressources, la documentation du projet, la surveillance du budget et du calendrier et la communication entre tous les membres de l’équipe de projet.
  • Le support des systèmes: Avant que votre projet puisse démarrer, un examen approfondi de l’infrastructure existante doit être effectué. Cet examen de l’infrastructure des systèmes actuels garantira que la livraison optimale des données et de l’analyse est respectée. La prise en charge des systèmes fournit également des recommandations spécifiques pour l’infrastructure matérielle et logicielle requise.
  • Les services de conseil: Assurez-vous de vous concentrer sur tous les aspects de votre entreprise, y compris l’examen des processus métier, les recommandations de meilleures pratiques, la prestation détaillée de la formation et des procédures, les tests des systèmes pilotes et de production, le développement de rapports personnalisés. Un examen complet de votre environnement d’affaires me permet d’identifier d’autres opportunités d’amélioration.
  • Les services de développement: Création, test et prise en charge d’améliorations et d’applications personnalisées, coordination des intégrations aux systèmes existants et aux interfaces planifiées avec d’autres systèmes du secteur d’activité, rapports personnalisés, tableaux de bord et sites Web internes.

La mise en œuvre réussie de votre nouveau système comptable ne sera pas le fruit du hasard. Bien géré, il doit être le point culminant de la conception de l’approche de mise en œuvre, ainsi que du dévouement et des efforts des membres de l’équipe de projet. Assurez-vous de sélectionner un partenaire de mise en œuvre de système comptable qui suit une approche de mise en œuvre basée sur les meilleures pratiques et leurs résultats éprouvés, en utilisant une méthodologie fondée sur une expérience et une connaissance approfondies de la réussite. Si vous n’avez pas encore trouvé, le comptable Saint-Gilles peut vous aider.

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